KANBAN-METHODE GLOSSAR
A
Aktivität
Handlungen im Wertstrom einer Service Delivery; Aktivitäten
bringen Arbeitseinheiten in den nächsten Zustand der
Wissensermittlung. Aktivitäten lassen sich in als Spalten
eines Kanban-Boards abbilden.
Allgemeine Kanban-Praktiken
Die sechs allgemeinen Kanban-Praktiken sind
• Visualisiere
• Limitiere die parallele Arbeit im System
• Manage den Arbeitsfluss
• Mache Regeln explizit
• Implementiere Feedback-Schleifen
• Entwickle experimentell
Anforderung (Demand)
Die beim Service angeforderte Arbeit eines Kundens.
Kanban Systeme streben danach, Anforderungen und
Leistungsfähigkeit in Balance zu bringen.
Arbeitsaufgabe
Ein zu lieferndes Ergebnis oder Teil dessen, welches vom
Service bearbeitet wird und aus der Anforderung an das
System resultiert
Arbeitsfluss
Eine Folge von Aktivitäten, die in einem Kanban-System
durchgeführt werden, die dazu führen, dass Produkte
ausgeliefert oder Services angeboten werden können. Der
Workflow oder Teile davon werden auf einem Kanban-Board
durch aufeinanderfolgende Spalten visualisiert, welche die
Aktivitäten der Wissensarbeit sichtbar machen.
Arbeitstyp
Eine Gruppe von Arbeitseinheiten die sich ähnlich verhalten
und den selben Workflow durchlaufen. Verschiedene
Arbeitstypen unterscheiden sich in Form und Größe je
nach Kanban-System. Beispiele für Arbeitstypen sind
Informationsanfragen, Kampagnen, Vorfälle, Fehler,
Produktfeature, ganze Produkte oder Projekte.
B
Beschleunigt (Expedite)
Ein In der Wissensarbeit gibt es verschiedene Gründe
für Verzögerung. Eine Arbeitseinheit könnte verzögert
werden, weil es an Kapazität fehlt, weil erst ein Fehler
behoben werden muss oder es/sie ist blockiert, weil auf
eine Abhängigkeit gewartet werden muss. Es entsteht
auch Verzögerung beim Wechsel zwischen der Bearbeitung
von Arbeitseinheiten die bereits begonnen wurden (Task
Switching). Ein Grund dafür könnte eine neue Aufgabe sein,
die dringlicher ist als die bereits begonnene.
Blocker, Blockade
Etwas, dass die Arbeit an einer Aufgabe blockiert und ein
Fertigstellen verhindert.
C
Control Chart
Ein üblicherweise zeitbezogenes Diagramm, welches den
Bereich visualisiert, außerhalb dessen ein Prozess auf eine
gewisse Art als “unkontrolliert” bezeichnet werden kann.
D
Durchlaufzeit (Lead Time)
Die Differenz zwischen zwei Zeitpunkten im Workflow.
Gemessen in Minuten, Stunden, Tagen etc. Siehe auch Kunden Durchlaufzeit und System-Duchlaufzeit.
Durchlaufzeitverteilung
Ein Diagramm das die Häufigkeit von Durchlaufzeiten der beobachteten Arbeitseinheiten darstellt. Die gemessenen Durchlaufzeiten sollten dabei konsistent sein z.B. alle Kunden– oder alle System-Durchlaufzeiten. Unterschiedliche Arbeitstypen oder Serviceklassen haben typischerweise unterschiedliche Durchlaufzeiten. Die Verteilung der Durchlaufzeit kann ein Indikator für die Vorhersagbarkeit des Systems sein.
Durchsatz
Die Frequenz in der Arbeitseinheiten das System oder Teile davon verlassen. Sie wird in Anzahl von Arbeitseinheiten pro Zeiteinheit gemessen. Dies wird auch Lieferrate genannt.
E
Engpass (Bottleneck)
Eine Aktivität, die den Fluss der Arbeit behindert, weil der Durchsatz für diese Aktivität geringer ist als der Durchsatz des restlichen Arbeitsflusses.
Entwickle Experimentell
Eine der 6 allgemeinen Praktiken der Kanban Methode. Siehe Evolutionäre Veränderung.
Evolutionäre Veränderung
In der Kanban-Methode bedeutet evolutionäre Veränderung bewusst designte kleine Veränderung in Form von Experimenten. Ganz nach der wissenschafltichen Methode. Wie aktuell gearbeitet wird, dient dabei als Startpunkt. Dieser Startpunkt wird immer besser an die sich ändernde Umgebung angepasst. Dies wird auch experimentelle Weiterentwicklung genannt.
Experiment
Eine bewusst gestaltete Maßnahme, die dazu dient eine Hypothese zu validieren oder zu widerlegen. Beobachtungen und Beweise aus dem Experiment werden dazu verwendet, die Gültigkeit einer Hypothese zu bestimmen und eventuelle weitere Experimente zu planen. Siehe Wissenschaftliche Methode.
Explizite Regeln
Eine explizite Beschreibung von Vereinbarungen, die für die Arbeit im Service wichtig sind. Regeln können beschreiben, wie Arbeitseinheiten von einer Aktivität zur nächsten wandern oder wie Teams, Individuen oder Services miteinander interagieren.
F
Feedback-Schleife
Eine als Implementierte Feedback-Schleife beschriebene Praktik der 6 generellen Praktiken der Kanban Methode. Eine Feedback-Schleife beginnt mit Informationen aus der Rückkopplung des existierenden System und benötigt eine Aktion, die dem gewünschten Ziel entspricht oder angepasst werden muss, um eine Verbesserung herbeizuführen. Rückkopplungen ohne Aktionen sind keine Feedback-Schleifen
Fehleranforderung
Anforderung, die aufgrund von schlechter Qualität in der Auslieferung auftreten oder Anforderungen, die nie an den Service herangetragen hätten sollen. Beispiele sind unklare Anforderungen oder Fehler, die während der Auslieferung auftreten und zu Nacharbeit führen.
Fester Termin (Fixed Date)
Eine explizite Beschreibung von Vereinbarungen, die für die Arbeit im Service wichtig sind. Regeln können beschreiben, wie Arbeitseinheiten von einer Aktivität zur nächsten wandern oder wie Teams, Individuen oder Services miteinander interagieren.
H
Hypothese
Eine auf Beobachtung basierte Idee, die Anhand eines Experiments, das mit der wissenschafltichen Methode durchgeführt wird, auf Richtigkeit überprüft wird.
K
Kadenzen
Eine bestimmte Art von Meetings, die Feedback aus einem oder mehreren Services liefern, um den Fortschritt von Arbeit zu überprüfen, zu koordinieren oder darüber zu reflektieren wie die Servicelieferung verbessert werden kann.
Kanban-Board
Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung der Arbeit in einem Kanban-System. Die Arbeitseinheiten werden als Karten dargestellt. Typischerweise hat das Board Spalten, die Aktivitäten repräsentieren. Eininge Boards nutzen horizontale Schwimmbahnen um Regeln, Arbeitstypen, Serviceklassen oder andere Eigenschaften, die wichtig für das Managen der Arbeit sind, visuell darzustellen. Weitere Eigenschaften können mit Hilfe von Farben oder Formen der Karten dargestellt werden. Karten bewegen sich von links
nach rechts von Spalte zu Spalte, so wie die Arbeitseinheit sich durch den Prozess bewegt. Zusätzlich können die Limitierung von paralleler Arbeit (WIP-Limits) oder weitere Regeln visuell dargestellt werden.
Kanban-Meeting
Ein Meeting, das den Personen, die im Service arbeiten, dabei hilft, sich zu koordinieren und den Fluss der Arbeit zu managen. Dieses Meeting wird in einem Rhythmus abgehalten, der für die Personen passend ist. Typischerweise zwischen täglich und wöchentlich. In der Regel wird dabei das Kanban-Board besprochen. Man sieht sich die Arbeit auf dem Board an und bespricht die Arbeitseinheiten von rechts
nach links und stellt sich die Fragen: „Was hindert diese Arbeitseinheit daran weiterzufließen?“, und „Was kann jetzt helfen?“
Kanban Maturity Modell
Ein Modell, dass typische Muster der evolutionären Veränderung innerhalb von Organisationen beschreibt. Das Modell kann als Landkarte genutzt werden, um sich Richtung mehr Agilität, Resilienz bis hin zum Neuerfinden zu bewegen. KMM.plus
Kanban-Methode
Ein Methode für die Definition, das Management und die Verbesserung von Services in der Wissensarbeit.
Kanban-System
Das Modell eines Kanban Service Delivery Arbeitsflusses. Ein Kanban-System wird mit Hilfe von STATIK entworfen. Ein Kanban-System beinhaltet das Board, durch Karten repräsentierte Arbeitspakete, Regeln, Kennzahlen und Kadenzen.
Kapazität
Die Arbeitsmenge eines Kanban-Systems, bei der Arbeit noch effizient fließt. Wird auch für die Allokation bestimmter Aktivitäten, Arbeitstypen oder Serviceklassen verwendet.
Karte
Die visuelle Repräsentation einer Arbeitseinheit. Wird manchmal auch als Ticket bezeichnet.
Kennzahlen
Kennzahlen sind eine Art von Feedback-Schleifen die zeigen, wie gut ein System funktioniert. Die Kennzahlen, die am häufigsten für Kanban-Systeme genutzt werden, sind:
• Durchlaufzeit in unterschiedlichen Varianten
• Lieferrate oder Durchsatz
• Menge von WIP in verschiedenen Teilen des Systems
• Blocker
• Fehleranforderungen
Andere Kennzahlen, die Qualität oder Fehleranforderungen messen, können auch wertvoll sein. Teams sollten nicht zu viele Kennzahlen zu Beginn haben und sollten sich gleichzeitig gewahr sein: „Du bekommst, was du misst“. Die gewählten Kennzahlen sollen sich gegenseitig so ausbalancieren, dass die Arbeit optimal fließen kann. Typische visuelle Darstellungen von Kennzahlen, um das System
besser zu verstehen, sind:
• Durchlaufzeitenverteilung
• Run Chart der Durchlaufzeiten oder der Lieferraten
• Kumulatives Flussdiagramm
Kumulatives Flussdiagramm
Ein Diagramm, welches kumulativ die Anzahl der Arbeitseinheiten in jeder Aktivität des Arbeitsflusses über einen bestimmten Zeitraum visualisiert. Dieses Diagramm zeigt auf schnelle Weise die Stabilität und die Eigenschaften eines Arbeitsflusses in Bezug auf die Menge von paralleler Arbeit in verschiedenen Arbeitsschritten. Im Allgemeinen weisen parallele Linien zwischen den Arbeitsschritten darauf hin, dass genauso viel Arbeit ankommt, wie auch fertiggestellt wird. Dies ist in der Regel ein gutes Zeichen,
während Abweichungen davon untersucht werden sollten.
Kunde
Die Person oder Personen die eine Anfrage an den Service stellen und dessen Ergebnis annehmen. Kunden können intern oder extern sein: Wenn ein Service eine Anfrage an einen anderen Service innerhalb der selben Firma stellt, wird dieser als interner Kunde bezeichnet.
Kunden-Durchlaufzeit
Die Dauer ab dem Zeitpunkt an dem ein Kunde eine Anfrage an einen Service stellt, bis er das Ergebnis bekommt.
L
Leistungsfähigkeit (Capability)
Eine Kennzahl zur Erfassung der Leistung eines Systems. Die Messwerte können Durchlaufzeit und Durchsatz enthalten. Für weitere Informationen zu Messwerten siehe Kennzahlen
Lieferrate
Siehe Durchsatz.
Limitiere parallele Arbeit im System (WIP)
Eine der 6 allgemeinen Praktiken der Kanban Methode. Parallele Arbeit im System soll limitiert werden, um ein Pull-System zu ermöglichen. Solch ein System verbessert die Vorhersagbarkeit und den Arbeitsfluss. Ist Arbeit im System nicht limitiert, kann das System häufig überlastet werden. Das führt zu einem verschlechterten Durchsatz, schlechter Vorhersagbarkeit und schlechter Qualität. Arbeit im System ist üblicherweise durch ein Work-In-Progess-Limit begrenzt.
M
Mache Regeln Explizit
Eine der 6 allgemeinen Praktiken der Kanban-Methode. Es geht hierbei darum zu vereinbaren, wie die Erbringung von Services gehandhabt wird. Beispiele sind Vereinbarungen, wie geplant wird, wann Arbeit gezogen wird, wie mit Serviceklassen umgegangen wird, Erwartungen an den Service, Limitierung der Arbeit und Fertigstellungskriterien. Diese Regeln werden in der Regel auf oder in der Nähe eines Kanban-Boards angebracht. Sie können auch mithilfe von elektronischen Tools verwaltet und verteilt werden. Siehe auch https://kanban.university/partners für eine vollständige Liste dieser Tools.
Manage den Arbeitsfluss
Eine der 6 allgemeinen Praktiken der Kanban-Methode. Das Ziel eines Arbeitsflusses ist es, auszuliefern. Wir fokussieren auf den Fluss der Arbeit, um eine gleichmäßige und vorhersagbare und potenziell schnellere und effizientere Lieferung zu erhalten. Dafür managen wir die Arbeit und nicht die Arbeiter. Arbeiter werden zu Selbstorganisation ermutigt, um die Lieferung von Arbeit zu verbessern.
Meeting
Eine Art einer Feedback-Schleife um Arbeit zu managen.
Beispielsweise:
• Team Replenishment Meeting
• Team Kanban-Meeting
• Team Retrospektive
N
Nachschub-Meeting (Replenishment)
Im Replenishment werden die Arbeitseinheiten betrachtet, die bereit sind, um bearbeitet zu werden. Es werden so viele ausgewählt wie es die aktuelle freie Kapazität zulässt
O
Option
Bevor wir den Zusagepunkt (Commitment) überschreiten, haben wir viele Ideen,
Anforderungen oder Bedürfnisse von Kunden gesammelt, die wertvoll sein könnten.
Manche Personen nennen dies ein Backlog. In der Kanban Methode wird der Begriff Optionen bevorzugt. Sie werden im Upstream-Bereich eines Kanban-Systems organisiert. Wir möchten diese Optionen prüfen und sie passend zu der verfügbaren Kapazität einschränken, auch unter Berücksichtigung ihrer Dringlichkeit. Dies führt häufig dazu, dass viele der Optionen vor der Servicebereitstellung wieder verworfen werden, wodurch sichergestellt wird, dass sich die Servicelieferung auf Anfragen mit hohem Wert konzentriert.
P
Pull-Signals
Eine Arbeitsaufgabe in einem Upstream-System kann nur dann nach Downstream gezogen werden, wenn Kapazität verfügbar ist. Die verfügbare Kapazität ist das Signal dafür. In einem Kanban-System ist das Signal, dass gezogen werden darf, dann gegeben, wenn die aktuell angefangene Arbeit unter der Limitierung liegt.
Pull-System
Ein System zur Lieferung von Arbeit, das nur liefert, wenn sowohl Anforderungen als auch Kapazitäten verfügbar sind. Ein Kanban-System, das Pull-Signale verwendet, um verfügbare Kapazitäten anzuzeigen, ist ein Beispiel für Pull-Systeme. WIP Limits sind das Mittel, um ein Pull-System in Kanban zu implementieren.
Push-System
Ein System oder eine Aktivität, in dem Arbeit in das System gegeben wird, ohne darauf zu achten, ob gerade Kapazität da ist, um sie zu barbeiten. Das Gegenteil eines Pull-Systems.
R
Review
Eine Art von Kadenz um die Performanz oder das Risiko eines oder mehrerer Services zu betrachten mit dem Ziel, den Service zu verbessern. Reviews werden meist basierend auf Daten und Beobachtungen durchgeführt. Beispiele sind:
• Service Delivery Review
• Risk Review
• Operations Review
Run Chart
Ein Diagramm, dass den Verlauf einer Kennzahl über die Zeit anzeigt. Es wird üblicherweise zur Visualisierung vergangener Durchlaufzeiten oder Durchsatzraten genutzt. Ein Vorteil des Run Charts ist die Möglichkeit, Trends zu visualisieren. Üblicherweise kann diese Frage beantwortet werden: „Steigen oder sinken die Durchlaufzeiten innerhalb der erwarteten Streuung?“
S
Service
Ein Service beginnt mit einer Kundenanfrage, die durch die Servicelieferung erfüllt wird und mit der Abnahme des Kundens endet. Aus Sicht des Service kann eine Anfrage von einer Aufgabe zur Entwicklung eines Produkts, einem Projekt oder einer Initiative reichen.
Serviceklasse
Ein bestimmtes Service-Niveau für die Behandlung einer Arbeitseinheit, welches durch eine Reihe von Regeln und Vereinbarungen festgelegt wird. Eine Serviceklasse kann sich auf einen oder mehrere Arten von Arbeit beziehen. Eine Serviceklasse legt häufig eine Erwartung an den Servicegrad fest. Die Wahl der Serviceklasse kann einen relativen Wert, ein Risiko oder die Verzögerungskosten widerspiegeln. Die vier gängigen und weithin anerkannten Muster von Serviceklassen sind:
• Beschleunigt
• Fester Termin
• Unbestimmbar
• Standard
Service Delivery
Die Durchführung einer Reihe von Aktivitäten, auch bekannt als Arbeitsfluss, um eine Kundenanforderung zu erfüllen. Beispielsweise unterstützen die durchgeführten Aktivitäten in einem Service die Lieferung eines Arbeitspakets. Ein Service kann von einem oder mehreren Kanban-Systemen gemanagt werden.
Service Delivery Prinzipien
Die Kernprinzipien der Kanban-Methode für die Service Delivery. Die Prinzipien lauten:
• Verstehe und fokussiere auf die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden
• Manage die Arbeit; Lasse Menschen sich um diese selbstorganisieren
• Überprüfe regelmäßig das Netzwerk von Services und ihre Regeln
Service Level Expectation
Die Erwartung an die zukünftige Performanz eines Services basierend auf historischer Performanz. In der Wissensarbeit gibt es immer eine Unsicherheit. Daher ziehen wir es vor, Erwartungen auf der Grundlage historischer Wahrscheinlichkeiten zu setzen. Wenn wir wissen, dass wir in der Vergangenheit ein stabiles System hatten, das 85% der Arbeitseinheiten innerhalb von 10 Tagen liefert, können wir eine entsprechende Service Level Expectation (SLE) von 10 Tagen mit 85% Zuversicht festlegen.
Standard
Ein Archetyp einer Serviceklasse, die auf Arbeitseinheiten angewendet wird, deren Auswirkung auf Verzögerung in der Regel den normalen Bedingungen entspricht.
STATIK
Ein Akronym für „Systems Thinking Approach to Introducing Kanban“. Ein vorgeschlagenes Vorgehen, Kanban in einem neuen Kontext einzuführen. Es ist ein „How-to“, um serviceorientierte Kanban-Systeme zu designen. Typische Aktivitäten bei STATIK sind:
• Identifiziere Ursachen von Unzufriedenheiten
• Analysiere die Anforderungen
• Analysiere die Leistungsfähigkeit
• Modelliere den Workflow
• Identifiziere Serviceklassen
• Entwirf das Kanban-System
System-Durchlaufzeit
Die Differenz zwischen den Zeitpunkten im Workflow bei dem eine Arbeitseinheit den Commitment-Punkt überschreitet bis zur ersten Spalte ohne Limitierung. In der Regel sind alle Spalten limitiert und letzte Spalte, die noch im Einflussbereich des System liegt, ist unlimitiert.
T
Team Retrospective
Eine Rückschau, die sich auf das Entdecken von potentiellen Verbesserungen fokussiert, basierend auf dem was in der Vergangenheit gelernt wurde. In erfahrenen Organisationen kann dieses Entdecken kontinuierlich passieren und auch in anderen Meetings aufgehen.
U
Überlast
Eine Situation, in der die Menge der Anforderungen die Leistungsfähigkeit übersteigen und nicht von verfügbarer Leistungsfähigkeit limitiert wird. Überlast wird häufig beobachtet, wenn parallele Arbeit nicht limitiert ist und dadurch Arbeit in das System gepusht wird.
Unbestimmbar (Intangible)
Ein Archetyp einer Serviceklasse, die auf Arbeitseinheiten angewendet wird, deren Auswirkung auf Verzögerung unbekannt oder unbestimmbar ist.
V
Veränderungsprinzipien
Die Kanban-Methode strebt nach evolutionärer Veränderung mithilfe folgender drei Prinzipien:
• Beginne mit dem was Du gerade tust
• Vereinbare evolutionäre Veränderungen zu verfolgen
• Fördere Leadership auf allen Ebenen
Verzögerung
In der Wissensarbeit gibt es verschiedene Gründe für Verzögerung. Eine Arbeitseinheit könnte verzögert werden, weil es an Kapazität fehlt, weil erst ein Fehler behoben
werden muss oder es/sie ist blockiert, weil auf eine Abhängigkeit gewartet werden muss. Es entsteht auch Verzögerung beim Wechsel zwischen der Bearbeitung von Arbeitseinheiten die bereits begonnen wurden (Task Switching). Ein Grund dafür könnte eine neue Aufgabe sein, die dringlicher ist als die bereits begonnene.
Verzögerungskosten (Cost of Delay)
Die Geschwindigkeit mit der der erwartete Wert eines Produktes, einer Initiative oder einer Arbeitseinheit nachlässt, wenn die Auslieferung verzögert wird. Die Verzögerungskosten beeinflussen sowohl die Dringlichkeit als auch die Auswirkungen. Das Wissen über die Verzögerungskosten hilft bei Entscheidungen während des Replenishments über den Startzeitpunkt und die Reihenfolge von Arbeitseinheiten und bei der Entscheidung über die Serviceklasse.
Visualiere
Eine der 6 allgemeinen Praktiken der Kanban-Methode. Wir wollen die Arbeit und wie sie fließt, visuell darstellen, so dass sie sichtbar wird. Außerdem wollen wir Informationen über Risiken, die Arbeit oder den Prozess mit Hilfe von Diagrammen darstellen.
W
Wissensarbeit
Die Erbringung von Dienstleistungen durch Aktivitäten, die Erkenntnisse erzeugen. Beispiele für Wissensarbeit sind Marketing, Softwareentwicklung und jede Art von Produktentwicklung. Wissensarbeit wird von Wissensarbeitern durchgeführt.
Wissenschaftliche Methode
Eine Feedback-Schleife, um sich einem verbesserten Situationsverständnis anzunähern. Die Schritte der wissenschaftlichen Methode sind:
• Beobachte
• Hypothese
• Experiment
• Sammle Daten
• Anaylisiere die Ergebnisse
• Akzeptiere oder lehne die Hypothese ab
• Wiederhole
Work in Progress Limit (WIP Limit)
Eine Regel, die die Menge der parall angefangenen Arbeit eines Teils des Kanban-Systems einschränkt. Sie kann auf Spalten, Schwimmbahnen, Personen oder das ganze System angewendet werden. Diese Limitierungen verhindern, dass neue Arbeit begonnen wird wenn dafür keine Kapazität frei ist. Die ist auch bekannt als „limit work in progress“.
Work in Progress (WIP)
Die Arbeitseinheit die das System oder eine bestimmte Aktivät betreten haben und bisher noch nicht fertig gestellt wurden.
Z
Zusagepunkt (Commitment Point)
Der Zeitpunkt zu dem die Entscheidung getroffen wird, mit der Umsetzung einer Arbeitseinheit beginnen zu wollen. Aktivitäten, die vor diesem Schritt notwendig
sind, unterstützen das Treffen der Entscheidung, ob die Arbeitseinheit umgesetzt werden soll. (siehe Upstream)
